Kassenbuch
Das Kassenbuch ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, welches nicht in der normalen Kassenlizenz enthalten ist
Vorwort
In diesem Artikel wird das Kassenbuch innerhalb des helloTESS! Kassensystems erläutert.
Das Kassenbuch beinhaltet drei Kernelemente:
- Verbuchen von Bargeldeinnahmen und Bargeldentnahmen im Kassensystem
- Zählung des Bargeldbestandes
- Reporting der Kassenbuchbewegungen
Voreinstellungen zum Kassenbuch
Das Kassenbuch wird pro Kasse im Backoffice konfiguriert. Zu finden ist die Einstellung im Backoffice unter "Admin > TESS Terminals > Auswahl der Kasse > Kassenbuch"
Zunächst kann per Setzen eines Hakens das Kassenbuch für diese Kasse aktiviert oder eben deaktiviert werden.
Im nächsten Bereich geht es um den Anfangsbestand der Kasse. Hier kann ein Geldbetrag eingegeben werden, welcher für das Kassenbuch gelten soll. Unter "Gilt" gibt es hierfür drei Optionen:
- für die erste Schicht, danach gilt der Endsaldo
- für immer als Anfangsbestand
- nicht, es muss vor Schichtbeginn gezählt werden
Gilt ... für die erste Schicht, danach gilt der Endsaldo
Diese Option gilt lediglich für die allererste Schicht mit aktivierten Kassenbuch. Nach Aktivierung des Kassenbuchs wird der Kasse ein einmaliger Anfangsbestand mitgeteilt.
Wenn nun keine manuelle Geldentnahme über das Kassenbuch durchgeführt wird, summiert sich der Kassenbestand immer weiter auf. Wird also keine Geldentnahme durchgeführt, so ist der Endbestand der vorherigen Schicht der Anfangsbestand der nächsten Schicht.
Entnahmen müssen hier immer in Eigenregie durchgeführt werden.
Gilt ... für immer als Anfangsbestand
Diese Option wird von der großen Mehrzahl unserer Kunden genutzt.
Die Kasse startet jede Schicht mit dem hier eingepflegten Anfangsbestand. Am Ende einer Schicht wird eine Kassenzählung durchgeführt und jeglicher Geldbestand überhalb des Anfangsbestandes (=Barumsatz) wird automatisch als Entnahme ausgebucht und vom Betreiber aus der Geldlade entnommen. Zur nächsten Schicht ist somit automatisch der Anfangsbestand wieder auf die eingepflegte Summe gesetzt.
Gilt ... nicht, es muss vor Schichtbeginn gezählt werden
Für diese Option muss kein Anfangsbestand eingepflegt werden, da dieser vom Kassenbuch ignoriert wird. Das Kassenbuch ist nun so konfiguriert, dass keine Kassenbucheinträge durchgeführt werden können, bis nicht manuell ein Kassenbestand ins Kassenbuch eingetragen wird.
Empfehlung: der populärste Modus ist Variante 2 mit dem immer gleichen Anfangsbestand zu Schichtbeginn. Dieser Modus folgt den immer gleichen Regeln und vermindert die Gefahr durch Fehleingaben oder des schlichten Vergessens der Kassenbuchführung
Im nächsten Abschnitt wird eingestellt wie die Kassenzählung konfiguriert werden soll.
Nachzählen bei größer oder kleiner
Sollte der vom Kassenpersonal gezählte Betrag nicht mit der Summe übereinstimmen welche vom Kassensystem errechnet wurde, kann das Verhalten der Kassenzählung hiermit bestimmt werden.
Es kann prozentual oder in festen Eurobeträgen angegeben werden, ab welcher Abweichung eine erneute Zählung durchgeführt werden muss.
Beispiel:
Der Anfangsbestand ist 200€ und es wurden 75€ eingenommen. Das Kassensystem hat nun also einen Kassenbestand von 275€ errechnet. Im Screenshot oben ist die Toleranz auf 10€ (größer und kleiner) eingestellt.
Wird nun eine Summe von 270€ gezählt (also innerhalb der Toleranz), so wird die Kassenzählung erfolgreich durchgeführt.
Nach jeder Zählung wird über den Bondrucker ein Beleg zur Kassenzählung ausgedruckt. Hier ist nun die zu erwartenden 275€, die gezählte Summe von 270€, sowie eine Differenz von 5€ vermerkt.
Wird zB eine Summe von 290€ gezählt, also eine Differenz größer als unsere gesetzte Toleranz, wird das Kassensystem Sie daraufhin bitten die Zählung erneut durchzuführen. Ihnen wird an dieser Stelle NICHT die zu erwartende Summe angezeigt, um Ihre Zählung nicht zu beeinflussen.
Anzahl erlaubte Nachzählungen
Sollte es zu einer zu großen Differenz zur gesetzten Toleranz geben (siehe Beispiel oben), wird das Kassensystem Sie um erneute Nachzählung bitten.
Hier kann nun angegeben werden, wie oft das System die Nachzählung bei einer zu großen Differenz erneut anstoßen soll.
Im Normalfall sollten zwei Nachzählungen reichen. Wenn der gezählte Geldbetrag dann noch immer nicht stimmt, kann von einer tatsächlichen Kassendifferenz ausgegangen werden
Außerdem kann angegeben werden, dass gar keine Nachzählung erfolgen soll.
Geldzählen vor Schichtende verpflichtend & Schicht nach Kassenzählung abschließen
Das sind beides Optionen die bei einer ordentlichen Kassenbuchführen schlicht Sinn machen zu nutzen.
Bevor eine Schicht abgeschlossen werden kann, werden Sie verpflichtend darum gebeten, die Kasse zu zählen. Nach erfolgter Zählung wird die Schicht automatisch geschlossen.
Ein- und Entnahmen von Bargeld
Um einen neuen Eintrag ins Kassenbuch vorzunehmen, öffnen Sie wie folgt das Kassenbuch:
- gehen Sie oben rechts über die 4 Balken ins Seitenmenü
- dort wählen Sie den Punkt "Kassenbuch" aus
- im nun geöffneten Fenster bitte einmal auf "Geldlade öffnen" gehen. Sollten Sie eine Kassenschublade am Kassensystem angeschlossen haben, wird diese nun aufspringen. Außerdem öffnet sich das folgende Fenster:
Im unteren Teil werden Sie über den aktuellen Stand des Kassenbuchs informiert. Es wird der Anfangsbestand angezeigt, welche Ein- und Auslagen es bisher über die Schicht verteilt gab, sowie wie der derzeitige Bargeldbestand (Endsumme) ist.
Um einen neuen Kassenbucheintrag einzutragen gehen Sie bitte auf "Hinzufügen".
Sie werden nun dazu aufgefordert, Eingaben in Form von Geldbetrag, Buchungsgrund, Steuersatz, sowie eine optionale Beschreibung zu tätigen.
Mit "Speichern" wird der Eintrag ins Kassenbuch geschrieben.
Reporting
Das Reporting über das Kassenbuch erfolgt über das Backoffice. Unter "Reporting > Kassenbuch" kann wahlweise die Auswertung pro Schicht einer Kasse oder über einen bestimmten Zeitraum erfolgen.
Der Report erfolgt in Form einer PDF oder kann direkt per Mail versendet werden.
Sollten Sie außerdem unser Datevreporting verwenden, wird das Kassenbuch auch hier berücksichtigt.