Rund um das Thema "Kostenstellen"

Rund um das Thema "Kostenstellen"

Mit Kostenstellen ist es möglich Zahlungen über das Kassensystem vorzunehmen, welcher als Umsatz in die Kasse einfließt, jedoch erst später über eine Rechnungsstellung beim jeweiligen Kostenstellenbesitzer eingefordert wird.

Um Kostenstellen nutzen zu können, müssen einige Vorkehrungen im CRM -Bereich des Backoffice getroffen werden.
Wir benötigen:
  1. eine Hauptgruppe und Benutzergruppen, sowie optional noch die Hinterlegung einer Firma
  2. die Kostenstelle selbst
  3. Kundenkarte zur Kostenstelle
  4. Button auf der Oberfläche um eine Kostenstelle auslösen zu können

zu A - Hauptgruppen, Benutzergruppen und optionale Firmenanlegung
Die Anlegung einer Firma ist optional, bietet sich aber dahingehend an, dass beim Kostenstellenbeleg die zugehörige Adresse etc. angegeben wird.

Zudem benötigt es eine Hauptgruppe und eine Benutzergruppe, welche aufeinander aufbauen.
Je nach gegebener Anforderung des Kunden werden die Benutzergruppen unterschiedlich aufgebaut. So wird ein Caterer oder eine größere Firma mit Betriebsrestaurant, welche wohl möglich noch Firmen in der Umgebung den Zugang gestattet, weit umfangreichere Unterteilungen von Benutzergruppen benötigen als manch anderer unserer Kunden.

Unterteilt wird eine Benutzergruppen in einer Hauptgruppe (welche zunächst ebenfalls unter CRM angelegt werden muss), sowie in einer zugehörigen Untergruppe.
Veranschaulichen wird dies am Beispiel eines Bürokomplexes, wo mehrere Firmen ihren Sitz haben und alle im dort ansässigen Restaurant essen gehen.

In diesem Bespiel wären die Hauptgruppen die jeweiligen Firmen, während die zugehörigen Untergruppen verschiedene Untergruppierungen innerhalb des Unternehmen sind.

Firma A erhält hier die Hauptgruppe 1
Das Unternehmen hat aber verschiedene Einstufungen von Mitarbeitern, welche per Untergruppe nun gesondert im System erfasst werden, wie zB. die Geschäftsführung (1), der normale Mitarbeiter (2), Azubis (3), Kostenstellen (4), Leiharbeiter (5) oder auch Gäste (6).
1 - 1 Geschäftführung
1 - 2 Mitarbeiter
1 - 3 Azubi
1 - 4 Kostenstellen
1 - 5 Leiharbeiter
1 - 6 Gäste

Firma B erhält die Hauptgruppe 2
Die Untergruppen werden bei diesem Unternehmen aber lediglich in Mitarbeiter (1) und Azubis (2) unterschieden.
2 - 1 Mitarbeiter
2 - 2 Azubi

Die Firma C bekommt die Hauptgruppe 3 zugeordnet, möchte seine Mitarbeiter aber gar nicht unterschiedlich behandeln oder auswerten und erhält damit nur eine Untergruppe Mitarbeiter (1).
3 - 1 Mitarbeiter


Wie oben zu sehen ist, verfügt die Firma A über eine Benutzergruppe für Kostenstellen. Diese wird beispielsweise wie folgt angelegt:

Im Zahlungsmodus wird eingestellt, wie diese Benutzergruppe grundsätzlich ihre Zahlung vornimmt. Bei Kostenstellen kommt der Zahlungsmodus Kostenstellen/Kredit zum Einsatz, welcher an der Kasse einen Umsatz erzeugen, aber keine sofortige Zahlung per Kundenkarte, Bargeld oder Kartenzahlung erfordert. Diese Zahlung geht in eine dafür im System hinterlegte Kostenstelle, welche dann üblicherweise zum Monatsende dem Kostenstellenbesitzer in Rechnung gestellt wird.

zu B - Kostenstelle anlegen
Nun legt man unter Kostenstellen die eigentliche Kostenstelle an.

Kostenstellen sind bei helloTESS! immer an zwei Bedingungen geknüpft. Jede Kostenstelle ist immer mindestens an einer physischen oder virtuellen Kundenkarte gebunden. Zudem muss diese Kundenkarte einer Benutzergruppe zugeordnet sein, welche den Zahlungsmodus Kostenstellenbuchung/Kredit nutzt.

Damit eine Kostenstelle funktional ist, benötigt sie lediglich die Angabe einer numerischen Kostenstelle, sowie einer Bezeichnung.
Eine Kostenstelle darf bei helloTESS! also weder Buchstaben noch Sonderzeichen haben. Zudem sind eine maximale Länge an 12 Ziffern empfohlen.

Alle anderen Felder sind prinzipiell optional, können aber bei Belieben auch ausgefüllt werden. So kann beispielsweise eine Adresse mit angegeben werden, welche dann beim Kostenstellenbeleg mit aufgelistet wird.
Im Feld Zugewiesene Karten kann zudem noch kontrolliert werden, welche Kundenkarten dieser Kostenstelle zugewiesen sind.

Einer Kostenstellen dürfen aber auch x-beliebig viele Kundenkarten zugeordnet werden. Sollen zB. eine gesamte Abteilung auf die gleiche Kostenstelle buchen können, so wäre dies machbar. Dennoch wäre über die Kundenkartennummer einsehbar, welche Kundenkarte genau Buchungen auf diese Kostenstelle vorgenommen hat.


zu C - Anlegung einer zugehörigen Kundenkarte
Wie Anfangs bereits erwähnt, ist immer mindestens eine Kundenkarte einer Kostenstelle zugewiesen. Dabei ist es nicht wichtig, ob es sich um eine physische Kundenkarte handelt, oder ob diese nur virtuell im System angelegt wird.
Physische Karten sind also RFID-Karten oder auch QR-Codes, während virtuelle Karten lediglich über das Kassensystem selbst aufrufbar sind.

Wir nehmen an, eine Firma benötigt lediglich eine Kundenkarte für ihre Kostenstelle und hat auch keine physischen Karten im Einsatz und somit wird die Anlage einer virtuellen Karten benötigt.
Über Kundenkarte wird zunächst eine neue Karte angelegt. Die Kartennummer ist generell frei wählbar (solange nicht bereits vergeben).
Es bietet zur besseren Übersicht jedoch an, die gleiche Nummer zu verwenden wie die Kostenstellennummer - in unserem Falle also die Nummer 4711.

Der Typ kann auf Kunde bleiben. Nur in speziellen Fällen muss dies angepasst werden.
Unter Hauptgruppe / Benutzergruppe wählt man nun die zuvor angelegte (oder eben bereits vorhandene) Benutzergruppe aus.
Das gleiche machen wir bei Kostenstelle, wo wir ebenfalls die eben angelegte Kostenstelle auswählen.

zu D - Zahlung über Kostenstellennummer auf Kassenoberfläche legen
Da wir nun in unserem Beispiel über keine physischen Karten verfügen, benötigen wir eine Möglichkeit die Zahlung an der Kasse per Eingabe der Kostenstellennummer durchführen zu können.
Hierzu benötigen wir den unter Warengruppe Cashierfunctions angelegten Artikel Zahlung über Kst-Nr.
Dieser muss einmal auf die Kassenoberfläche abgelegt werden. Nach Betätigung wird die Kostenstellennummer manuell abgefragt und im Anschluss darauf der Umsatz des Kassenvorgangs verrechnet.
Werden bereits physische Kundenkarten eingesetzt, so wird auch hier der gleiche Zahlungsweg eingeschlagen wie mit normalen Kundenkarten.



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